Checklista för att komma igång som ridskola i Horsemanager

Här finns lite konkreta råd om hur du kommer igång med Horsemanager på din ridskola. Allt arbete kan ni göra själva, konsulttimmar behövs inte.

När skall man börja?

Det låter naturligt att börja med Horsemanager i samband med en ny termin. Det kan man mycket väl göra, men det går minst lika bra att börja under en pågående termin. Dels eftersom man då inte har en så tydlig dead-line med arbetet nedan, dels för att personal och elever under resten av terminen kan lära känna systemet så att terminsövergången sker med vana användare. Slutsatsen är att om du tycker att Horsemanager kan underlätta din verksamhet, vänta inte. Kostnaden för några månadsavgifter till är försumbar i jämförelse med den tid ni kommer spara in.

Om du känner dig osäker kan du skapa ett speciellt gårdskonto att prova med. Första kvartalet är alltid gratis. Använd bara inte det riktiga organisationsnumret till testkontot.

Elever

Horsemanager bygger på ordning och reda. Att lägga in eleverna är ofta det största jobbet när man inför Horsemanager. Eftersom eleverna kan logga in, godkänna avtal och genomföra köp måste de som har inloggningskonto vara myndiga. Det innebär att även målsman till barn som rider måste läggas in i Horsemanager, även om målsman varken rider eller är medlem. Olika ridskolor har olika bra koll på föräldrarna.

Man kan gå till väga på två sätt: Det mindre bra sättet är att be medlemmarna registrera sig själva. Det brukar ta lång tid. Bäst är att ridskolan skapar ett exceldokument enligt denna mall med alla elever och föräldrar. När ni har kommit så långt får ni under en vecka avkräva eleverna som kommer till lektionerna kvarvarande uppgifter.

Checlista

Denna checklista beskriver vad och i vilken ordning du behöver göra saker och ting för att komma igång som ridskola i Horsemanager.

1. Se hjälpfilmerna
   Kolla igenom alla hjälpfilmerna, gärna tillsammans med resten av personalen och kanske hela eller delar av styrelsen så ni gemensamt får en uppfattning om hur framtiden kommer att te sig.
2. Fundera
   Det är alltid krångligt att införa ett nytt datorsystem. Några kommer i början garanterat att bli på tvären och tycka det bara är skit och krångel, men det går över. Kom fram till i vilket forum ni skall ta tag i problem och hur ansvarsfördelningen ser ut. Fundera på om det är något speciellt i er verksamhet som ni behöver tänka igenom efter att sett hjälpfilmerna. Fördela arbete som checklistan tar upp. Ju fler som engagerar sig desto bättre kommer det att bli. Rabatter och uppsägningstid är saker man ibland behöver anpassa.
3. Ridskoleavtal
   Fundera över vad ni behöver justera i ert ridskoleavtal. Om ni inte har något är det hög tid att sätta ihop ett.
4. Bankgirot inbetalningar
   Fundera på om ni vill ha Bankgirot inbetalningar. Har ni många betalningar handlar det snarare om ni har råd att inte använda tjänsten. Kolla priser och upplägg med banken. Vi rekommenderar att ni har ett speciellt bankgironummer för Horsemanager med hård kontroll av OCR-nummer. På så sätt tvingas de som betalar med internetbank skriva in korrekt OCR-nummer. Ange hård kontroll, variabel referenslängd+checksiffra och servicebyrånummer 910810, JEB AB. Här är info att ta med till banken
5. Payson
   Ni kommer att behöva ett paysonkonto för kortbetalningarna. Gå till www.payson.se och skapa ett företagskonto med samma emailadress som ni har angivit i Horsemanager (Gård => Inställningar => Grund). Ha gärna ett registreringsbevis som pdf eller inscannat till hands. Ange www.horsemanager.se som adress till webbutiken. När kontot är skapat gå vidare och ansök om agentintegration. När det är klart får ni ett agent-id och en secret key. Om du skickar din företagsansökan på förmiddagen brukar allt vara klart innan arbetsdagens slut. Ni kommer sedan kunna sätta ett maxbelopp i Horsemanager för dessa betalningar eftersom de är dyra. Dock är de väldigt bra för tillfälliga aktiviteter från vilka folk ibland uteblir.
6. Skapa gårdskonto
   Fyll i din mailadress på första sidan på Horsemanager och följ instruktionerna. Hjälpfilm 1 visar hur du går till väga. Mata in agent-idt du fick från Payson och maila den secret-key du fått tillsammans med organisationsnummer till jonas(at)jebkb.se.
7. Informera eleverna
   Det är bra att eleverna är förberedda på att de inom kort kommer att få ett mail med inloggningsuppgifter till elevportalen. Passa också på att kontrollera att de mailadresser ni har till eleverna stämmer.
8. Skapa platser och hästar
   Mata in platser och hästar som hjälpfilm 2 visar.
9. Personal
   Mata in ridskolans personal som personal under Gård/Användare
10. Kontrollera kontoplanen
    Kolla att kontoplanen som du matat in stämmer. Kontrollera även att ert bankgiro är rätt angivet.
11. Aktivera ridskolemodulen
    När er secret-key från Payson syns under paysoninställningarna kan du aktivera ridskolemodulen som hjälpfilm 10 visar. Se till att ladda upp en logga för elevportalen. Kontrollera också att de två andra loggorna finns.
12. Inställningar ridskola
    Gör inställningarna som hjälpfilm 11 visar.
13. Importera elever
    Importera dina befintliga elever med hjälp av ett excelbladet ovan och enligt hjälpfilm 14.
14. Skapa ridskolegrupper
    Hjälpfilm 12 visar hur du skapar grupper.
15. Länka från ridskolans hemsida
    Gör en länk från er hemsida till elevportalen. Det finns färdig kod att lägga in på er sida.
16. Elever och grupper
    Gå in på eleverna och tilldela grupper som hjälpfilm 15 visar. Om du är mitt i en termin kan du direkt ange att de betalat. Glöm inte att aktivera eleverna från grupperna.
17. Aktiviteter
    Registrera de aktiviteter som är på gång.
18. Skicka inloggningsuppgifter
    När allt är klar kan ni skicka ut lösenord till de elever ni importerat. Det gör man med en knapptryckning.